Účelová digitalizace, se správou dokumentů

Účelová digitalizace: Jak může správa dokumentů vytvořit pracovní příležitosti pro každého. Bezpochyby jsme v digitálním věku a nové technologie jsou již základní součástí našeho každodenního života. Proto je v této době transformace papírových nebo fyzických dokumentů na digitální dokumenty něčím, co v naší současné společnosti stále více nabývá na důležitosti.

Společnosti, vládní instituce a organizace všech typů to tedy považují za zásadní pokrok ve správě svých spisů, jako jsou mimo jiné faktury, vstupenky, dodací listy, obchodní smlouvy, smlouvy s dodavateli, personální spisy nebo spisy projektů.

Účelová digitalizace

Tímto způsobem je důležité mít na paměti, že digitalizace dokumentů se stala nejen velmi důležitou praxí s efektivními výsledky ve 21. století, ale naopak nabízí řadu výhod a výhod, které sahají daleko za hranice. snížení spotřeby papíru, jako je uvolnění místa, optimalizace vyhledávání… Jaké jsou nyní skutečně nejvýznamnější výhody? Níže je analyzujeme.

• 1. Přístup a dostupnost. To je samozřejmě jeden z nejdůležitějších, protože díky digitalizaci dokumentů je přístup k potřebným informacím mnohem rychlejší a efektivnější. Digitální dokumenty mohou být uloženy v počítačových systémech pro správu dokumentů, které nám umožňují přístup k nim z jakéhokoli místa a kdykoli je potřebujeme, prakticky okamžitě. To je ve srovnání s pracným a pomalým vyhledáváním, kterému čelíme, když čelíme stovkám souborů uložených na papíře, bez ohledu na to, jak jsou organizované, zásadní.
• 2. Úspora místa a nákladů. Kromě efektivity a bezprostřednosti při hledání digitalizovaného souboru nám to také umožňuje ušetřit spoustu místa. Někdy společnosti dokonce potřebují svůj vlastní sklad, kde mohou uložit veškerou svou dokumentaci, a nalezení požadovaného souboru se může stát úkolem hodin, dokonce dnů. Digitalizací se nám daří šetřit na fyzickém prostoru při instalaci jakékoli firmy, což je v této problematice velmi důležitý bod, a také například na osobních nákladech.
• 3. Ochrana dat. Digitalizací můžeme zlepšit bezpečnost systémů a tím i ochranu dat uložených v těchto dokumentech. Digitalizací těchto souborů můžeme mít důležité bezpečnostní testy, které nám umožní mít větší klid a důvěru například tváří v tvář riziku ztráty nebo krádeže.
• 4. Dodržování předpisů. Pro mnoho společností a institucí platí přísné předpisy a normy týkající se uchovávání dokumentů. Díky digitalizaci můžeme snáze dodržovat tato nařízení, protože máme mnohem přesnější kontrolu ohledně přístupu, kontroly a mazání těchto souborů.
• 5. Obtížnost ztráty. U papírových a fyzických souborů existuje riziko, že je může zničit jakákoli nehoda, jako je povodeň nebo požár. S digitalizací jsou povoleny záložní kopie, které zaručují větší dlouhodobou ochranu.
• 6. Dokumentace dostupná pro více uživatelů. Díky digitalizaci může dokumentaci konzultovat více uživatelů současně a v případě potřeby zrychlit její odeslání více lidem.
• 7. Velký dopad na životní prostředí. V neposlední řadě nemůžeme ignorovat důležitost této změny v péči o naši planetu. Díky digitalizaci se vyvarujeme velmi vysoké spotřebě papíru. Něco, co bude mít bezpochyby velmi pozitivní dopad na životní prostředí.

O krok dále: Účelová digitalizace

Jakmile známe všechny výhody, které může digitalizace dokumentů firmě nebo instituci přinést, je důležité zdůraznit, že při jejím provádění můžeme jít ještě o krok dále. Jak je tohle možné?

Dnes existují subjekty, které tuto práci provádějí a pracují na digitalizaci dokumentů s účelem, který je zároveň podpůrný.

To je možné díky realizaci sociálních iniciativ, jejichž posláním není nic jiného než vytváření kvalitního zaměstnání pro lidi se zdravotním postižením nebo v situacích psychosociální zranitelnosti. Pronájmem těchto služeb tedy můžeme pomoci při školení a zaměstnávání těchto lidí a podílet se tak na inkluzivním obchodním modelu.

Díky práci některých subjektů, které to umožňují, jako je FUNDACIÓN JUAN XXIII, je integrace lidí v situaci nebo ohrožení psychosociální zranitelností do pracovního prostředí a potažmo do společnosti realitou. Navíc tím, že si najímáme služby těch, kteří pracují se sociálním účelem, nejenže podporujeme zaměstnanost mezi lidmi se zdravotním postižením, ale také přispíváme k jejich osobnímu růstu a usnadňujeme přístup k příležitostem, které společnost nabízí a po kterých všichni lidé touží: od osamostatnit se, založit rodinu až po navázání přátelství.

Je tedy zřejmé, že digitalizace dokumentů nabízí širokou škálu výhod pro každou společnost či instituci. Nyní je navíc důležité poukázat na to a vzít v úvahu, že najmutí vysoce kvalifikovaného a kompetentního servisu na trhu s bohatými zkušenostmi v oboru a zároveň schopné změnit životy lidí se zdravotním postižením Je to možné, dávat jim pracovní a osobní příležitosti a také vytvářet jistotu, důvěru a nadšení.

Autor: Salud Martín, Digital Data Manager ve FUNDACIÓN JUAN XXIII